Cómo obtener el RUP - REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES

El Registro Único de Proponentes (RUP) en Colombia es un requisito fundamental y obligatorio para las personas naturales o jurídicas que desean contratar con el Estado mediante el cual se acredita la capacidad jurídica, financiera, organizacional y la experiencia del proponente para poder participar en licitaciones públicas y ciertos procesos de contratación con entidades del gobierno. Se encuentra basado en la Ley 80 de 1993, modificada luego por la Ley 1150 de 2007, y la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, que regula los procedimientos del Registro Único de Proponentes.

A continuación, presentamos los principales beneficios del RUP, información y documentos requerida para el registro, la firmeza del documento y cuáles son los trámites relacionados con el proceso registral:

📝 BENEFICIOS DEL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES

✅ 1. Habilitación para contratar con el Estado

El RUP es el requisito legal, indispensable para participar en procesos de contratación pública, que tiene como beneficio convertir a un proponente en habilitado oficialmente, lo que abre oportunidades comerciales con entidades estatales a nivel municipal, departamental y nacional.

✅ 2. Agiliza los procesos de licitación

• Al tener toda la información del proponente previamente verificada y registrada, se reduce la carga documental en cada proceso de contratación.

• Las entidades contratantes pueden consultar el RUP directamente en la Cámara de Comercio.

✅ 3. Da confianza y credibilidad

• El RUP demuestra que el proponente cumple con los requisitos legales, financieros, organizacionales y de experiencia exigidos por la ley.

• Esto genera mayor credibilidad ante las entidades estatales y otros socios comerciales.

✅ 4. Facilita la participación en múltiples procesos

• Con un solo registro se puede participar en distintos procesos en diferentes entidades públicas, sin necesidad de repetir validaciones de requisitos.

✅ 5. Mejora la transparencia y el control

El RUP promueve la transparencia en la contratación pública al permitir la verificación pública de la información de los proponentes.

📝 DOCUMENTOS PARA REGISTRAR EL RUP

📍 Reúne la documentación requerida

Las cámaras de comercio cumplen con la función de: verificar que la información del formulario corresponda con la información contenida en los documentos soporte, y a su vez, corresponda con la información contenida en el Registro Mercantil o en el Registro de las Entidades sin Ánimo de Lucro.

La información que conste en el certificado expedido por las Cámaras es plena prueba para los procesos de contratación.

Es importante aportar la siguiente Información general:

• Nombre, razón o denominación social del proponente.

• Tipo y número del documento de identidad.Fecha de diligenciamiento.

• Indicación de si el proponente es grande, mediana, pequeña o micro empresa.

• Domicilio principal (municipio) y dirección para notificaciones.

• La indicación de los bienes, obras y servicios que ofrecerá a las entidades estatales, con el clasificador de bienes y servicios en el tercer nivel.

• Para las personas jurídicas respecto de las cuales aplique este requisito, la fecha y clase de documento por el cual se le reconoció la personería jurídica, así como el término de duración de la misma.

• Para las personas jurídicas, el nombre del representante legal y el número de su documento de identidad.

• Para las personas jurídicas, las facultades de su representante legal tal como aparecen en su certificado de existencia y representación legal u otro documento idóneo.
  

Tener listos los documentos que acrediten:

• Capacidad jurídica: Certificados de existencia y representación legal, cédula del representante legal, Certificación relativa al tamaño de la empresa, Original o copia del registro único tributario RUT expedido por la DIAN.

Las personas jurídicas deben informar en el formulario de inscripción, renovación o actualización cual es su capacidad jurídica para celebrar contratos sobre los bienes, obras y servicios que ofrecerá al Estado, es decir, deben informar cuál es su objeto social principal. Además, deben informar las limitaciones para contratar que hayan sido establecidas a su representante legal y si requiere o no autorización de la asamblea de accionistas, junta de socios o junta directiva para celebrar algún tipo de contrato.

• Capacidad financiera:

En el formulario de inscripción, renovación o actualización se deben informar los indicadores que permitan medir la fortaleza financiera del proponente de los últimos tres (3) años, con el n de que esta pueda luego ser certificada por la cámara de comercio respectiva. Estos indicadores son:

Índice de liquidez: activo corriente/pasivo corriente

Índice de endeudamiento: pasivo total/activo total

Razón de cobertura de intereses: utilidad operacional/gastos de intereses

• Capacidad organizacional:

En el formulario de inscripción, renovación o actualización se deben informar los indicadores que permitan medir el rendimiento de las inversiones del proponente y su eficiencia en el uso de sus activos por los últimos tres (3) años, con el n de que estas puedan luego ser certificadas por la cámara de comercio respectiva. Estos indicadores son:

Rentabilidad del patrimonio: utilidad o pérdida operacional/patrimonio

Rentabilidad del activo: utilidad o pérdida operacional/activo total

• Experiencia: Los proponentes deberán acreditar su experiencia en la provisión de bienes, ejecución de obras o prestación de servicios, mediante contratos EJECUTADOS, presentando cualquiera de los siguientes documentos:

-Certificación expedida por el contratante. Donde conste: la identificación de las partes, su ejecución, el valor del contrato expresado en SMMLV a la fecha de terminación del mismo, la fecha de terminación, el objeto del contrato y la identificación de su objeto haciendo uso del clasificador de bienes, obras y servicios en el tercer nivel. En caso de haber sido ejecutado el contrato por un consorcio o unión temporal, el proponente debe dar constancia del porcentaje de participación del mismo.

- Acta de liquidación del contrato suscrita por el tercero contratante, acompañada de una declaración expedida por el representante legal, que se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento, en la que certifique que le consta que la información del acta de liquidación está en firme.

-Copia del contrato ejecutado, junto con declaración suscrita por el representante legal. En caso tal que no se observe de forma clara la fecha de terminación del contrato y el plazo del mismo se contabilice desde la suscripción del acta de inicio, ésta deberá aportarse.

- Órdenes de compra, órdenes de servicio y aceptación de ofertas irrevocables, expedidas por el tercero contratante que recibió los bienes, obras o servicios en los que se identifique el valor, objeto, fecha de terminación y las partes contratantes, acompañados de una declaración suscrita por el representante legal.

Las Cámaras de Comercio analizan si la información reportada por el proponente en el formulario de inscripción, renovación o actualización coincide con la información contenida en los documentos indicados por el Artículo 9 del Decreto 1082 de 2015 y por la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, además de verificar si concuerda con la información que consta en el mismo Registro Único de Proponentes que administran.

📝 CUANDO ADQUIERE FIRMEZA DEL RUP?

La información relacionada con la inscripción queda en firme cumplidos diez (10) días hábiles después de la fecha de su publicación en el RUES siempre que no sea objeto de recurso (Artículo 221 del Decreto 019 de 2012). Una vez obtenida la firmeza del registro puedes solicitar en la Cámara un certificado oficial del RUP, que muestra tu clasificación y experiencia registrada.

Cualquier persona podrá presentar recurso de reposición contra el acto de inscripción que ha publicado la Cámara de Comercio, con la finalidad de que este se aclare, modifique o revoque.

El recurso deberá referirse exclusivamente a la función de verificación documental que le asiste a la cámara, y procederá igualmente contra la actualización y renovación, pero sólo respecto de los asuntos nuevos que se inscriban.

En consecuencia, cuando el motivo del recurso esté fundado en tachas u objeciones a los documentos de soporte de la inscripción cuya definición sea competencia de las autoridades jurisdiccionales, las Cámaras de Comercio lo rechazarán por no ser de su competencia.

📝 TRÁMITES PARA EL REGISTRO DEL RUP

En la Cámara de Comercio, el Registro Único de Proponentes (RUP) implica una serie de trámites específicos que varían según si es inscripción, renovación o actualización. Aquí se detalla los principales trámites que puedes realizar ante la Cámara de Comercio respecto al Registro Único de Proponentes-RUP:

📍 Inscripción por primera vez:

La inscripción en el Registro Único de Proponentes se hace por una sola vez, a menos que posteriormente el proponente deje cesar los efectos de la inscripción por falta de renovación, caso en el cual deberá realizar una nueva inscripción si aún está interesado en contratar con el Estado.

Para realizar la inscripción, el proponente debe verificar que su información financiera sea la correspondiente al periodo fiscal inmediatamente anterior, es decir, que corresponda al cierre fiscal del 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a aquel en que solicita su registro.

Además, esta información financiera debe coincidir con la reportada en el Registro Público Mercantil o en el registro de Entidades sin Ánimo de Lucro, dependiendo del caso, así como con la reportada a la Superintendencia de Sociedades.

📍 Renovación anual

La renovación del RUP deberá efectuarse en el periodo comprendido entre el primero de enero y el quinto día hábil del mes de abril de cada año, independientemente de la fecha en que se haya realizado la inscripción, salvo que la misma se haya efectuado dentro del periodo antes mencionado.

Si no se renueva en la fecha descrita, se pierde la posibilidad de participar en procesos estatales, y cesan los efectos del registro, por lo que es importante que se efectúe el registro del RUP mediante trámite de inscripción como si fuera la primera vez.

📍 Actualización

La actualización es el acto a través del cual el proponente inscrito informa la necesidad de modificar o suprimir la información inscrita en el Registro Único de Proponentes relativa a su experiencia y capacidad jurídica. Este acto se puede realizar en cualquier momento, siempre y cuando esté vigente la inscripción.

📍 Cancelación

La cancelación del Registro Único de Proponentes (RUP) en Colombia es un trámite voluntario que puede realizar una persona natural o jurídica cuando ya no desea seguir participando en procesos de contratación con el Estado. Este procedimiento se realiza ante la Cámara de Comercio en la que está inscrito el RUP en cualquier momento del año. La cancelación no impide nuevamente la inscripción del Registro Único de Proponentes (RUP) en el futuro.

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El Registro Único de Proponentes (RUP) constituye una herramienta fundamental para garantizar la transparencia, legalidad y eficiencia en los procesos de contratación pública en Colombia. Su inscripción no solo es un requisito legal para participar en licitaciones y concursos estatales, sino también una oportunidad para que empresas y personas naturales fortalezcan su posición en el mercado público, acreditando de manera formal su experiencia, capacidad financiera y organizacional. 

Comprender su funcionamiento, beneficios, excepciones y trámites asociados permite a los proponentes aprovechar al máximo este mecanismo, ampliar sus oportunidades comerciales con el Estado y contribuir al desarrollo de una contratación más competitiva y confiable. 

Por ACADEMIA VIP, licita con estrategia